Administrar una PYME no es fácil, pero implementar un software de gestión para PYMES puede hacerlo mucho más fácil.
Saber gestionar los recursos limitados que tienen las pymes es la mejor manera de aumentar la productividad y el crecimiento empresarial. A continuación, te explicamos qué puede hacer un software de gestión por tu negocio y cómo implementarlo.
¿Qué es un software de gestión para pymes?
El software de gestión es un sistema informático de diferentes herramientas que se integran para gestionar tareas y procesos.
Además, el sistema permite la gestión diaria y continua de diferentes procesos ya que puede crear, consultar, modificar, fusionar o eliminar diferentes operaciones.
En muchos casos, el software de gestión se puede utilizar en equipo y desde diferentes dispositivos y permite la gestión remota, lo que ayuda a la conciliación y al teletrabajo en las pymes.
¿Por qué necesitas un software de gestión para pymes?
Tener un control sobre los procesos de tu propia empresa y poder optimizar todas las tareas administrativas son los factores principales que motivan a las empresas a precisar de un software de gestión. Tu empresa, ya sea grande o pyme, necesita un software que sea capaz de ayudarte en la gestión de las tareas del día a día, con este tipo de software vas a ser capaz de simplificar y automatizar tareas repetitivas y rutinarias, consiguiendo una mayor productividad y eficiencia y reduciendo el margen de error.
Teniendo un software de gestión en tu empresa serás capaz de invertir el tiempo en otro tipo de tareas empresariales como la innovación, el crecimiento de la propia empresa o la búsqueda de nuevas oportunidades de negocio.
¿Para que sirve un software de gestión para pymes?
Por muy pequeña que sea una empresa, esta tiene siempre diversas tareas que se deben realizar para mantener el buen desarrollo empresarial, estas tareas pueden llegar a ser muy diferentes entre sí y muchas veces la información resultante de una tarea es necesaria para realizar la siguiente. Cuantas mas tareas se generan en una empresa mas difícil se hace su gestión ya que cada vez la realización de estas tareas requiere mas tiempo, llegando a veces a necesitar empleados específicos para realizar dichas actividades.
Muchas de estas tareas se pueden realizar de forma mas sencilla y llevando un mejor control gracias a un programa informático de gestión.
El contar con una herramienta de gestión reduce el tiempo de ejecución de estas actividades, permite tener un control total sobre todas las áreas de la empresa, contribuye a que la información sea transmitida a todos los departamentos y hace mucho mas fácil la planificación sobre los demás procesos.
Un software de gestión para pymes puede tener diversas funcionalidades y ventajas.
- Facilita el trabajo
Estas herramientas facilitan el trabajo de la empresa ya que son capaces de simplificar y automatizar los procesos.
- Automatización
La transformación digital ha hecho que la automatización sea un punto clave en la gestión de una empresa. Gracias a este tipo de herramientas muchos de los procesos administrativos, contables y de gestión se pueden realizar automáticamente y de manera más eficiente.
- Gestión desde cualquier lugar
Gracias a los software de gestión se pueden realizar las tareas de oficina desde cualquier lugar ya que son totalmente flexibles y adaptables.
- Seguridad
Hoy en día las empresas están obligadas a guardar muchos datos e información tanto de la propia empresa como de clientes o proveedores. Gracias a un software de gestión todos estos datos se almacenan de forma segura en un servidor con copias de seguridad que hacen que la perdida de datos no sea posible.
- Reducción de procesos y costes
Contar con un software de gestión reduce los procesos de una empresa así como sus costes. No es necesario tanto personal ni que se dedique tanto tiempo por lo que la reducción de costes es importante.
- Información fiable y optimizada
Con este software se elimina la información duplicada y se consigue una información actualizada en tiempo real.
- Información compartida
Además, toda la información esta disponible en cualquier momento para todos los empleados de la empresa sin importar su ubicación.
Tipos de software de gestion para pymes
El concepto de software de gestión es bastante amplio, es por eso que se hace necesaria la diferenciación de los distintos tipos de programas informáticos que pueden ayudarnos en las tares de gestión de nuestra empresa. Los principales software de gestión se pueden clasificar en los siguientes:
ERP (Enterprise Resource Planning): este programa permite a sus usuarios gestionar y analizar de forma centralizada las actividades generales de una empresa y sus recursos en una única aplicación informática. En Ovalsoft desarrollamos nuestro propio software en la nube llamado Oval Web con el que podrás gestionar toda la información comercial de tu negocio. En Oval Web puedes encontrar más información acerca de nuestro programa.
CRM (Customer Relationship Management): en este caso, el software se encarga de gestionar los segmentos, las ventas y los clientes.
CSM (Supply Chain Management): La cadena de suministro y sus variantes o zonas de influencia son los elementos que tienen como cometido gestionar y controlar este programa informático
WMS (Warehouse Management System): Por otro lado, un WMS coordina y gestiona las actividades de los almacenes de una empresa.
Software de gestión para pymes en local o en la nube
Los programas TPV en la nube son programas que se ejecutan completamente en línea. No es necesaria una instalación en ningún ordenador y se puede acceder al sistema a través de una conexión a internet y desde diferentes dispositivos. Las ventajas de este tipo de software son las siguientes:
- Es totalmente compatible con cualquier dispositivo y periférico
- Se puede acceder desde cualquier lugar solo mediante una conexión a internet
- Las copias de seguridad están garantizadas y nunca perderás datos importantes
La instalación en local consiste básicamente en descargar el programa en nuestro ordenador. Sólo podremos acceder a él desde el ordenador que lo tenga instalado. Algunos usuarios prefieren este sistema «clásico» porque creen que la gestión de datos es más segura (falso mito ya que cualquier fallo en el hardware de tu ordenador puede hacerte perder todos los datos). Por ultimo, también existen algunos proveedores que ofrecen los que podríamos llamar un sistema «hibrido». El software se instala localmente, pero los datos se pueden ver en línea y hacer copiar de seguridad en la nube.
En el caso de Oval Tienda, hace años que dimos el paso de cambiar el sistema de instalación local por un sistema en la nube para aprovechar todas sus ventajas. No es necesaria una instalación por lo que el proceso se puede realizar remotamente, podemos ofrecer un soporte al cliente en todas partes desde un mismo lugar y el cliente no tiene que preocuparse por la seguridad de sus datos ya que están alojados en nuestro servidores y realizamos copias de seguridad a diario.
Como elegir un software de gestión para pymes
Cada empresa tiene unas necesidades en cuanto a software diferentes. Algunos de los factores que deben tenerse en cuenta son los siguientes:
- Personas: ¿Cuántas personas van a utilizar el software? no es lo mismo un programa para una sola persona o para varias.
- Negocio: ¿Qué funciones necesito que realice mi programa? Contabilidad, administración, ventas, compras… Es importante que el programa cumpla con todas las funciones que se necesitan en tu modelo de negocio.
- Precio: ¿Qué precio tiene la herramienta que necesitas y que valor le das?. Existen programas que consisten en un solo pago único y otras que se basan en suscripciones mensuales.
- Escalabilidad: Uno de los factores más importantes a tener en cuenta es la flexibilidad del programa, ¿será capaz de adaptarse a la empresa cuando esta crezca o cambie su modelo de negocio?
- Instalación: como hemos visto antes, una instalación en la nube puede tener ciertas ventajas a la hora de realizar la transformación digital de su negocio.
- Soporte: ¿La licencia incluye algún tipo de soporte? Los programas basados en suscripciones mensuales normalmente incluyen un soporte para resolver todo tipo de dudas o sugerencias. Es de vital importancia tener a alguien detrás de tu programa que pueda echarte una mano cuando lo necesites.
Ovalsoft como software de gestión para pymes
En Ovalsoft contamos con 20 años de experiencia en el desarrollo de software de gestión para empresas, desde pymes a grandes empresas.
Nuestro programa se basa en un sistema modular en la nube. Esto quiere decir que puedes adaptar el programa a tu negocio contratando solo los módulos que necesites. Si quieres, puedes conocer todos los módulos de los que dispone Ovalsoft haciendo click en «Soluciones modulares»
Ofrecemos un sistema de suscripción mensual y gracias a la flexibilidad del programa solo estarás pagando por lo que realmente vas a utilizar por lo que nuestros precios son muy competitivos. Por supuesto, en cualquier momento podrás ampliar las funcionalidades del programa contratando más módulos. Este sistema te ayudará en la escalabilidad de tu negocio y siempre tendrás un programa actualizado y preparado para crecer al ritmo de tu empresa.
